Положение о порядке уничтожения персональных данных

УТВЕРЖДАЮ: 

Управляющий партнер 

АДВОКАТСКОГО БЮРО 

САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ 

«АНТОНОВ И ПАРТНЕРЫ»

_______________ А.П. Антонов

14.05.2025 г.

ПОЛОЖЕНИЕ 

о порядке уничтожения персональных данных

 1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке уничтожения персональных данных в Адвокатском бюро Самарской области “Антонов и партнеры”  (далее – Положение) устанавливает периодичность и способы уничтожения носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных.

1.2. Целью настоящего Положения является обеспечение защиты прав и свобод субъектов персональных данных при обработке их персональных данных Адвокатским бюро Самарской области “Антонов и партнеры”.

1.3. Основные понятия, используемые в Положении:

• субъект персональных данных – Доверители, Контрагенты, представители Доверителей-юридических лиц, стажеры, Адвокаты, Работники, Пользователи  и (или) иное лицо, к которому относятся соответствующие персональные данные;
• Бюро — Адвокатское бюро Самарской области “Антонов и партнеры”.
• Адвокат — физическое лицо, осуществляющее в Бюро деятельность в соответствии с Федеральным законом от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» на основании партнерского договора.
• Работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с Бюро или Адвокатом (стажер);
• Контрагент — физическое или юридическое лицо, заключивашее с Бюро гражданско-правовой договор.
• Доверитель — лицо (физическое или юридическое), которому оказывается квалифицированная правовая помощь адвокатами Бюро в рамках Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации».
• персональные данные – информация, сохраненная в любом формате, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), которая сама по себе или в сочетании с другой информацией, имеющейся в Бюро, позволяет идентифицировать личность субъекта персональных данных;
• обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;
• уничтожение персональных данных – действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
• носители персональных данных – как электронные (дискеты, компакт-диски, ленты, флеш- накопители и др.), так и неэлектронные (бумажные) носители персональных данных.
• Сайты — веб-сайты https://pravo163.ru/, https://адвокатантонов.рф/, https://safefamily.ru/,    https://www.bizpravo163.ru/, https://ugolovnoedelo.com/, https://2717371.ru/, https://www.zakon-163.ru/, принадлежащие Бюро и используемые в качестве информационного ресурса для предоставления пользователям сведений о деятельности Бюро, Адвокатах и Работниках Бюро, видах и стоимости правовой помощи и т.п. 

1.4. Настоящее Положение разработано на основе Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и других нормативных правовых актов.

2. Правила уничтожения носителей, содержащих персональные данные

2.1. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, должно соответствовать следующим правилам:

• быть конфиденциальным, исключая возможность последующего восстановления;
• оформляться юридически, в частности, актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных Бюро;
• уничтожение должно касаться только тех носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, которые подлежат уничтожению в связи с истечением срока хранения, достижением цели обработки указанных персональных данных либо утратой необходимости в их достижении, не допуская случайного или преднамеренного уничтожения актуальных носителей.

3. Порядок уничтожения носителей, содержащих персональные данные

3.1. Персональные данные субъектов персональных данных хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и подлежат уничтожению по истечении срока хранения, достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

3.2. Носители, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, уничтожаются в специально отведенном для этих целей помещении комиссией по уничтожению персональных данных, утвержденной приказом управляющего партнера Бюро (далее – Комиссия).

3.3. Носители, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, уничтожаются Комиссией в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения целей обработки персональных данных либо утраты необходимости в их достижении, а также в случае, если истек срок их хранения.

3.4. Комиссия производит отбор бумажных носителей персональных данных, подлежащих уничтожению, с указанием оснований для уничтожения.

3.5. На все отобранные к уничтожению документы составляется акт о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению.

3.6. В актах о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению исправления не допускаются.

3.7. Комиссия проверяет наличие всех документов, включенных в акт о выделении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению.

3.8. По окончании сверки акт о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению подписывается всеми членами Комиссии и утверждается управляющим партнером Бюро.

3.9. Носители, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их Комиссией передаются ответственному за уничтожение документов в помещение отдела кадров.

3.10. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, производится после утверждения акта в присутствии всех членов Комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте носителей.

3.11. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

3.12. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные, осуществляется в следующем порядке:

• уничтожение персональных данных, содержащихся на бумажных носителях, осуществляется путем измельчения на мелкие части, исключающие возможность последующего восстановления информации. Измельчение осуществляется с использованием шредера (уничтожителя документов), установленного в помещении отдела кадров, либо документы передаются на переработку (утилизацию) организациям, собирающим вторсырье (пункты приема макулатуры);
• уничтожение персональных данных, содержащихся на машиночитаемых носителях, осуществляется путем нанесения им неустранимого физического повреждения, исключающего возможность их использования, а также восстановления данных. Вышеуказанное достигается путем деформирования, нарушения единой целостности носителя;
• подлежащие уничтожению файлы с персональными данными субъектов персональных данных, расположенные на жестком диске, удаляются средствами операционной системы компьютера с последующим «очищением корзины»;
• в случае допустимости повторного использования носителя CD-RW, DVD-RW применяется программное удаление («затирание») содержимого диска путем его форматирования с последующей записью новой информации на данный носитель.
• удаление персональных данных пользователей  (Работников, стажеров, Адвокатов) системы CRM “Битрикс24” производится администратором, назначенным приказом управляющего партнера, которому предоставляются данные для входа в учетную запись Бюро в системе (логин, пароль). Удаление происходит  через административную панель,  где во вкладке  «Настройки» необходимо выбрать — «Пользователи», после чего выбрать нужный аккаунт и в меню нажать «Удалить». Далее во вкладке “Настройки” администратор удаляет данные учетной записи пользователя. 
• Удаление контактных данных Доверителей (представителей Доверителей) из системы CRM “Битрикс24” осуществляется администратором, назначенным приказом управляющего партнера Бюро, которому предоставляются данные для входа в учетную запись Бюро в системе (логин, пароль). Для удаления данных физического лица “Контакта” и данных о представителе Доверителя в разделе “Компании”, администратор должен перейти в модуль CRM системы “Битрикс24” в раздел “Управления контактами”, где хранятся карточки соответствующих контактов. После чего в карточке подлежащего удалению контакта следуя навигации системы необходимо выбрать кнопку “Удалить безвозвратно”. 

4. Порядок сдачи макулатуры

4.1. Документы по истечении срока хранения, достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении подлежат уничтожению путем сдачи организациям, собирающим вторсырье (пункты приема макулатуры).

4.2. Выделенные документы по акту о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению передаются к уничтожению в упакованном виде.

4.3. Документы, подлежащие вывозу, не должны содержать бумагу и картон, не пригодные для переработки; бумагу и картон, покрытые полиэтиленом и другими полимерными пленками; материал, выделяющий ядовитые и токсичные вещества.

4.4. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению.

4.5. Погрузка и вывоз документов осуществляются под контролем лица, ответственного за обеспечение сохранности документов структурного подразделения/филиала Бюро.

4.6. Отобранные к уничтожению документы перед сдачей на переработку в качестве макулатуры должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.

5. Порядок оформления документов об уничтожении персональных данных

5.1. Если обработка персональных данных осуществлялась без использования средств автоматизации, об уничтожении носителей, содержащих персональные данные, Комиссия составляет и подписывает акт об уничтожении персональных данных.

5.2. Если обработка персональных данных осуществлялась с использованием средств автоматизации, об уничтожении носителей, содержащих персональные данные, Комиссия составляет и подписывает акт об уничтожении персональных данных, а также осуществляет выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных Бюро (либо журнала истории браузера в случае использования “облачной” системы хранения, CRM-системы). 

5.3. Если обработка персональных данных осуществлялась одновременно с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации, об уничтожении носителей, содержащих персональные данные, Комиссия составляет и подписывает акт об уничтожении персональных данных, а также осуществляет выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных Бюро (либо журнала истории браузера в случае использования “облачной” системы хранения, CRM-системы). 

5.4.  Акт об уничтожении персональных данных может быть составлен как в бумажной, так и электронной форме. В акте указываются:

• наименование и адрес Бюро;
• наименование организации, которая осуществляла обработку персональных данных по поручения Бюро (при наличии);
• Ф. И. О. сотрудников, чьи персональные данные были уничтожены;
• Ф. И. О. и должности сотрудников, уничтоживших персональные данные, а также их подписи;
• перечень категорий уничтоженных персональных данных;
• наименование уничтоженных носителей, содержащих персональные данные, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя – в случае обработки персональных данных без использования средств автоматизации;
• наименование информационной, и/или “облачной”, и/или CRM системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные – в случае обработки персональных данных с использованием средств автоматизации;
• способ уничтожения персональных данных;
• причина уничтожения персональных данных;
• дата уничтожения персональных данных.

5.5. Выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных Бюро (либо журнала истории браузера в случае использования “облачной” системы хранения, CRM-системы) содержит:

• Ф. И. О. сотрудников, чьи персональные данные были уничтожены;
• перечень категорий уничтоженных персональных данных;
• наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные;
• причину уничтожения персональных данных;
• дату уничтожения персональных данных.

5.6. Факт уничтожения носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, фиксируется в журнале учета документов, переданных на уничтожение. Данный документ является документом конфиденциального характера и вместе с актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала хранится в помещении отдела кадров в течение трех лет. По истечении срока хранения акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала, передаются в архив Бюро на хранение.

6. Ответственность  за организацию хранения персональных данных 

6.1. Ответственным лицом за организацию хранения документов является  управляющий партнер Бюро.